mitarDie Deutsche AIDS-Hilfe (DAH) leistet seit Jahrzehnten wertvolle Arbeit zur Aufklärung und Prävention zu den Themen HIV und Aids. Der gemeinnützige Verband vereint 120 Mitgliedsorganisationen unter seinem Dach. Die Mitgliedsorganisationen arbeiten dabei selbstständig und sind über ganz Deutschland verteilt. Eine Bundesgeschäftsstelle in Berlin koordiniert die Arbeit des Dachverbands. Für das vernetzte Arbeiten spielt das Intranet eine wichtige Rolle.
Wie bei verteilt arbeitenden Organisationen häufig, wurde bei der DAH in der Vergangenheit vieles per E-Mail abgestimmt. Vor allem für die Arbeit an gemeinsamen Projekten ist das eine oft unbefriedigende Arbeitsweise. Um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit und zwischen den Mitgliedsorganisationen zu verbessern, hat die DAH schon 2014 ein verbandsweites Intranet eingeführt.
Intrexx Share als Lösung
Ziele für die Einführung waren die Vernetzung der haupt- und ehrenamtlichen Kolleginnen und Kollegen, die Unterstützung einer projektbezogenen Gruppenarbeit sowie der Aufbau eines verbandsweiten Wissensmanagements. Mit Intrexx Share hat sich die DAH ein eigenes Soziales Netzwerk aufgebaut. Ausschlaggebend für die Auswahl der Software waren die sofort nutzbaren Standard-Anwendungen, die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit und die einfache Bedienung. In einer ausführlichen Case Study wird die Umsetzung detaillierter beschrieben.
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Plattform für Kommunikation und Kollaboration
Das schnelle Auffinden und Teilen wichtiger Dokumente und Informationen ist die Voraussetzung für eine effiziente Zusammenarbeit. Das Intranet der DAH stellt hierfür einerseits eine strukturierte Ablage verteilter Daten und andererseits die Anzeige neuer Aktivitäten bereit. Eine abgestufte Personalisierung hilft dabei, die für die jeweiligen Nutzer die sie oder ihn betreffenden Neuigkeiten und Informationen zu filtern. Wiederkehrenden Arbeitsabläufe werden auf dieses Weise beschleunigt und redundante Ablagen werden reduziert.
Über „Gruppenräume“ wird an gemeinsamen Projekten gearbeitet. Aufgaben können zugeteilt werden. Dokumente und Ergebnisse kommentiert werden. Die derzeit fast 700 User nutzen die vorhandenen Tools der Plattform, wie die thematischen Diskussionsforen, um miteinander zu kommunizieren. Und anders als bei der Kommunikation via E-Mail geschieht dies zielgerichteter. Das im Verband vorhandene Wissen wird sukzessive zusammengetragen und für alle nutzbar gemacht.
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Gelebtes soziales Netzwerk
Insgesamt rücken die unter dem Dach der DAH arbeitenden Menschen trotz räumlicher Distanz näher zusammen. Regelmäßig werden Fragen, die jemand im Portal stellt, von anderen Nutzern beantwortet. Ein gelebtes soziales Netzwerk im besten Sinne. Im Falle der DAH sogar im doppelten Sinne.
Leistungen von City & Bits
Das Intranet der Deutschen AIDS-Hilfe wurde von City & Bits eingerichtet und angepasst. Für die Pflege und den Ausbau der Standardsoftware arbeiten die DAH und City & Bits seit Jahren vertrauensvoll zusammen.
Für nähere Informationen zu diesem Projekt, wenden Sie sich gerne an Florian Apel-Soetebeer.