Projektmanagement
Wir bringen modernes Mindset und Anwenderperspektive zusammen
Ein besonderes Augenmerk unserer Arbeit legen wir auf die konstruktive Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung sowie mit externen Akteuren. Wir entwickeln aus Ihren Anforderungen das passende Projekt und übernehmen das übergreifende Projektmanagement.
Im Zentrum unseres Engagements stehen die Menschen, mit denen wir in den Projekten zusammenarbeiten, denn nur mit ihrer Unterstützung führen wir Projekte zum Erfolg. Im Projektmanagement haben wir alle Beteiligten und Perspektiven im Blick und reagieren agil auf die dynamische Markt- und Politikentwicklung. Unsere 20 Jahre Erfahrung kombiniert mit aktueller Innovationsforschung sorgen für Zuverlässigkeit und Zukunftssicherheit im gesamten Projektverlauf. Wir arbeiten ergebnisorientiert und nutzerfokussiert und sind dabei geleitet durch ein modernes Mindset und eine kreative und offene Art. Die Kombination aus strukturierten Vorgehensweisen in Verbindung mit agilen/ innovativen Methoden (wie Scrum und Design Thinking) hat sich bereits in zahlreichen Projekten bewährt.
Wir übernehmen für Sie z.B.:
Projektdesign und -Planung
Das Projektdesign umfasst die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation eines Projektes. Es stellt dar, wie ein Projekt organisatorisch aufgesetzt ist und welche Prozesse innerhalb des Projektes geplant sind. Gemeinsam mit dem Projektteam entwerfen wir ein Design, welches zur Kommune, zum Projekt und den Teamstrukturen passt.
Definition von Anforderungen und Projektzielen
Die Anforderungen und Ziele bilden das Fundament der Projektarbeit. Entsprechend sind sie zu Projektbeginn klar zu definieren und sollten im Projektverlauf kontinuierlich im Auge behalten werden. Dabei helfen uns Regeltermine und das Projekthandbuch, welches für Ihr Projekt erstellt wird und sich im Projektverlauf weiterentwickelt.
Teamentwicklung
In dem Moment, in dem Städte und Regionen sich auf den Weg zur Digitalisierung begeben, bewegen sie sich auf unbekanntes Terrain. So geht es oft auch den Projektmitarbeiter:innen. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Teams ist deswegen unabdingbar. City & Bits bietet zu ausgewählten Themen Weiterbildungen und Impulsvorträge an und berät des Weiteren zu externen Qualifizierungsangeboten und Netzwerkgelegenheiten.
Projektsteuerung
Je nachdem wie das Projektdesign gestaltet ist – ob im Wasserfall-Design, hybrid oder agil – werden Aufgaben gesammelt. In Wasserfall-Projekten ist dies klassischerweise der Projektplans und in agilen Projekten der Product Backlog. Je nach Vorgehen organisieren wir Ihre Projektarbeit und stellen sicher, dass diese einen klaren Mehrwert liefert. Dafür bereiten wir Jour Fixe vor, moderieren diese und arbeiten diese nach. Hierbei kann es sinnvoll sein, operative von strategischen, also richtungsweisende, Themen zu unterscheiden. Als Teil des Projektmanagements ist City & Bits stets bestrebt die Projektlandschaft laufend zu optimieren. Wir gewährleisten dies, indem wir Prozesse und Regeln möglichst effizient gestalten, und zielgerichtete und benutzerfreundliche Tools einbeziehen.
Change Management / Kulturwandel
Smart City Projekte verfolgen ambitionierte Ziele. Das Erreichen dieser Ziele erfordert, dass ein systematisches Veränderungsmanagement vorangetrieben wird. Die Grundlage für die Change-Aktivitäten bilden das Stakeholder- und das Chancen- und Risikomanagement. Wesentliche Aktivitäten des Veränderungsmanagements umfassen das Netzwerk-Management, Stakeholder-Management und die Maßnahmenplanung und -steuerung (wie zum Beispiel die Entwicklung von Trainingskursen und Materialien). Um Change-Projekte erfolgreich voranzubringen, unterstützt City & Bits dabei, Akteure zu priorisieren und bedarfsgerecht Maßnahmen rund um die Themen (a) aktive Kommunikation, (b) Weiterbildungen und (c) Dialog- und Beteiligungsformate zu entwickeln und umzusetzen. Dabei empfehlen wir insbesondere innerhalb der Verwaltung Maßnahmen zu ergreifen, um diese zum einen für das Thema digitale Transformation in der Verwaltung bzw. der Smart City / Region zu begeistern und Alliierte für den Veränderungsprozess zu gewinnen. Besonders die Zusammenarbeit mit der Verwaltungsführung sehen wir als Schlüsselaufgabe, um Richtlinien und Prozesse gemäß dem Bedarf einer digitalen Kommune anzupassen.
Portfolio-, Multiprojekt- und Programm-Management
Was denn der Unterschied zwischen diesen 3 Kategorien ist?
Nicht selten stehen Abteilungen vor der Herausforderung mehrere Projekte umsetzen zu wollen, aber zu wenige Ressourcen für die Umsetzung mehrerer Projekte zu haben. In diesem Moment ist solides Portfoliomanagement bzw. Multiprojektmanagement gefragt, also die Auswahl jener Projekte, die den größten Mehrwert zu generieren und deren Planung. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der Projekte und dabei wie sie mehrere – ggf. thematisch getrennte – Projekte steuern können.
Gegenwärtig begleitet City & Bits mehrere BMI Modellprojektkommunen bei Ihrem Smart City Vorhaben. Hierbei gilt es zahlreiche kurzfristige und langfristige Maßnahmen zu konzeptionieren, zu planen und zu steuern. In diesem Fall handelt es sich um Programme, denn die Projekte sind thematisch eng miteinander verzahnt und dienen dazu ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Darum ist es wichtig, die Zusammenhänge im Projektverlauf im Blick zu behalten und Synergien zu nutzen. Auch in diesem Prozess unterstützt City & Bits Sie zuverlässig und kompetent.
Qualitätsmanagement
Ein wichtiger Baustein für das Qualitätsmanagement ist die Einführung und Pflege von State of the Art Vorlagen und Prozessen im Projektmanagement. Ein weiterer Baustein kann darin bestehen, in regelmäßigen Abständen Lessons Learned Termine im Projektteam durchzuführen. Dies ermöglicht es dem Team, sich im Sinne des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zu einer lernenden Organisation zu entwickeln. Auch empfehlen wir in regelmäßigen Abständen eine Zufriedenheitsmessung bei zentralen Entscheidungsträgern der Projekte durchzuführen. Einen spannenden Ansatz hierfür bieten Pulse Checks.
Chancen- und Risikomanagement
Besonders Projekte mit einer längeren Laufzeit und Größe birgen eine Reihe von inhärenten Projektrisiken und -Chancen. Die Chancen zu ergreifen und die Risiken zu minimieren ist die Aufgabe des Chancen- und Risikomanagements. City & Bits erfasst und bewertet beides in einer Chancen- Risiko-Matrix. Daraus werden dann Maßnahmen abgeleitet, die den Erfolg des Projektes unterstützen sollen. Da es sich bei Digitalisierungsprojekten (einschl. OZG und Smart City) um Veränderungsprojekte handelt, ist es zielführend identifizierte Chancen zu nutzen, indem sich die Ausgestaltung des Change Managements strategisch daran orientiert. Umgekehrt werden auch die Maßnahmen zur Prävention und Korrektur der Risiken als strategische Gestaltungsgrundlage für Aktivitäten im Change Management genutzt.
Projektdokumentation und Berichterstellung
City & Bits bringt einen breiten Erfahrungsschatz mit, wenn es um das Erstellen von Berichtsunterlagen und auch von der Projektdokumentation geht. Sei es die KfW als Fördermittelgeber, das BMI als Projektsponsor, oder Gremien wie der Lenkungsausschuss und die Stadtverordnetenversammlung, die informiert werden wollen. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der Unterlagen angepasst an die entsprechende Zielgruppe. Auf Grundlage von Good Practice Berichts- und Dokumentationsstrukturen stellen wir eine angemessen Informationsvermittlung sicher. Dies beinhaltet unter anderem auch die Erstellung von (Standard-)Präsentation und Entscheidungsgrundlagen für Gremientermine.
Stakeholdermanagement
Projekte finden nicht im luftleeren Raum statt, sondern oftmals sind mehrere Akteure davon betroffen. Die Gesamtheit aller Betroffenen (in der Bürgerschaft, Wissenschaft, Wirtschaft, Verwaltung oder Politik etc.) bezeichnet man als Stakeholder oder Interessengruppen. So wie das Projekt einen Einfluss auf sie hat, können sie auch einen Einfluss auf das Projekt nehmen. Ein systematisches Stakeholdermanagement ist somit unerlässlich für den Projekterfolg. Es beinhaltet die Auflistung aller Projektakteure und deren Einstufung nach Relevanz für und Betroffenheit durch das Projekt. Aufbauend auf dieser Analyse wird ein Kommunikationsplan erstellt, der definiert in welcher Form und Frequenz die Akteure im Projekt eingebunden werden und wie Feedback von Ihnen eingeholt wird. Dies zeigt, dass die Steuerung von lokalen Akteuren sowohl eine strategische als auch eine operative Komponente inne-hat. Beides sollte in den Jour Fixen als fester Agenda-Punkt besprochen werden.
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