Projektmanagement

Die Anforderungen und Ziele bilden das Fundament der Projektarbeit. Entsprechend sind sie zu Projektbeginn klar zu definieren und sollten im Projektverlauf kontinuierlich im Auge behalten werden. Dabei helfen uns Regeltermine und das Projekthandbuch, welches für Ihr Projekt erstellt wird und sich im Projektverlauf weiterentwickelt.

In dem Moment, in dem Städte und Regionen sich auf den Weg zur  Digitalisierung begeben, bewegen sie sich auf unbekanntes Terrain. So geht es oft auch den Projektmitarbeiter:innen. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Teams ist deswegen unabdingbar. City & Bits bietet zu ausgewählten Themen Weiterbildungen und Impulsvorträge an und berät des Weiteren zu externen Qualifizierungsangeboten und Netzwerkgelegenheiten.

Je nachdem wie das Projektdesign gestaltet ist – ob im Wasserfall-Design, hybrid oder agil – werden Aufgaben gesammelt. In Wasserfall-Projekten ist dies klassischerweise der Projektplans und in agilen Projekten der Product Backlog. Je nach Vorgehen organisieren wir Ihre Projektarbeit und stellen sicher, dass diese einen klaren Mehrwert liefert.  Dafür bereiten wir Jour Fixe  vor, moderieren diese und arbeiten diese nach. Hierbei kann es sinnvoll sein, operative von strategischen, also richtungsweisende, Themen  zu unterscheiden. Als Teil des Projektmanagements ist City & Bits stets bestrebt die Projektlandschaft laufend zu optimieren. Wir gewährleisten dies, indem wir Prozesse und Regeln möglichst effizient gestalten, und zielgerichtete und benutzerfreundliche Tools einbeziehen.

Smart City Projekte verfolgen ambitionierte Ziele. Das Erreichen dieser Ziele erfordert, dass ein systematisches Veränderungsmanagement vorangetrieben wird. Die Grundlage für die Change-Aktivitäten bilden das Stakeholder- und das Chancen- und Risikomanagement. Wesentliche Aktivitäten des Veränderungsmanagements umfassen das Netzwerk-Management, Stakeholder-Management und die Maßnahmenplanung und -steuerung (wie zum Beispiel die Entwicklung von Trainingskursen und Materialien). Um Change-Projekte erfolgreich voranzubringen, unterstützt City & Bits dabei, Akteure zu priorisieren und bedarfsgerecht Maßnahmen rund um die Themen (a) aktive Kommunikation, (b) Weiterbildungen und (c) Dialog- und Beteiligungsformate zu entwickeln und umzusetzen. Dabei empfehlen wir insbesondere innerhalb der Verwaltung Maßnahmen zu ergreifen, um diese zum einen für das Thema digitale Transformation in der Verwaltung bzw. der Smart City / Region zu begeistern und Alliierte für den Veränderungsprozess zu gewinnen. Besonders die Zusammenarbeit mit der Verwaltungsführung sehen wir als Schlüsselaufgabe, um Richtlinien und Prozesse gemäß dem Bedarf einer digitalen Kommune anzupassen. 

Was denn der Unterschied zwischen diesen 3 Kategorien ist?

Nicht selten stehen Abteilungen vor der Herausforderung mehrere Projekte umsetzen zu wollen, aber zu wenige Ressourcen für die Umsetzung mehrerer Projekte zu haben. In diesem Moment ist solides Portfoliomanagement bzw. Multiprojektmanagement gefragt, also die Auswahl jener Projekte, die den größten Mehrwert zu generieren und deren Planung. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der Projekte und dabei wie sie mehrere – ggf. thematisch getrennte – Projekte steuern können.

Gegenwärtig begleitet City & Bits mehrere BMI Modellprojektkommunen bei Ihrem Smart City Vorhaben. Hierbei gilt es zahlreiche kurzfristige und  langfristige Maßnahmen zu konzeptionieren, zu planen und zu steuern. In diesem Fall handelt es sich um Programme, denn die Projekte sind thematisch eng miteinander verzahnt und dienen dazu ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Darum ist es wichtig, die Zusammenhänge im Projektverlauf im Blick zu behalten und Synergien zu nutzen.  Auch in diesem Prozess unterstützt City & Bits Sie zuverlässig und kompetent.

Ein wichtiger Baustein für das Qualitätsmanagement ist die Einführung und Pflege von State of the Art Vorlagen und Prozessen im Projektmanagement. Ein weiterer Baustein kann darin bestehen, in regelmäßigen Abständen Lessons Learned Termine im Projektteam durchzuführen. Dies ermöglicht es dem Team, sich im Sinne des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zu einer lernenden Organisation zu entwickeln. Auch empfehlen wir in regelmäßigen Abständen eine Zufriedenheitsmessung bei zentralen Entscheidungsträgern der Projekte durchzuführen. Einen spannenden Ansatz hierfür bieten Pulse Checks.

Besonders Projekte mit einer längeren Laufzeit und Größe birgen eine Reihe von inhärenten Projektrisiken und -Chancen. Die Chancen zu ergreifen und die Risiken zu minimieren ist die Aufgabe des Chancen- und Risikomanagements. City & Bits erfasst und bewertet beides in einer Chancen- Risiko-Matrix. Daraus werden dann Maßnahmen abgeleitet, die den Erfolg des Projektes unterstützen sollen. Da es sich bei Digitalisierungsprojekten (einschl. OZG und Smart City) um Veränderungsprojekte handelt, ist es zielführend identifizierte Chancen zu nutzen, indem sich die Ausgestaltung des Change Managements strategisch daran orientiert. Umgekehrt werden auch die Maßnahmen zur Prävention und Korrektur der Risiken als strategische Gestaltungsgrundlage für Aktivitäten im Change Management genutzt.

City & Bits bringt einen breiten Erfahrungsschatz mit, wenn es um das Erstellen von Berichtsunterlagen und auch von der Projektdokumentation geht. Sei es die KfW als Fördermittelgeber, das BMI als Projektsponsor, oder Gremien wie der Lenkungsausschuss und die Stadtverordnetenversammlung, die informiert werden wollen. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der Unterlagen angepasst an die entsprechende Zielgruppe. Auf Grundlage von Good Practice Berichts- und Dokumentationsstrukturen stellen wir eine angemessen Informationsvermittlung sicher. Dies beinhaltet unter anderem auch die Erstellung von (Standard-)Präsentation und Entscheidungsgrundlagen für Gremientermine.

Projekte finden nicht im luftleeren Raum statt, sondern oftmals sind mehrere Akteure davon betroffen. Die Gesamtheit aller Betroffenen (in der Bürgerschaft, Wissenschaft, Wirtschaft, Verwaltung oder Politik etc.) bezeichnet man als Stakeholder oder Interessengruppen. So wie das Projekt einen Einfluss auf sie hat, können sie auch einen Einfluss auf das Projekt nehmen. Ein systematisches Stakeholdermanagement ist somit unerlässlich für den Projekterfolg. Es beinhaltet die Auflistung aller Projektakteure und deren Einstufung nach Relevanz für und Betroffenheit durch das Projekt. Aufbauend auf dieser Analyse wird ein Kommunikationsplan erstellt, der definiert in welcher Form und Frequenz die Akteure im Projekt eingebunden werden und wie Feedback von Ihnen eingeholt wird. Dies zeigt, dass die Steuerung von lokalen Akteuren sowohl eine strategische als auch eine operative Komponente inne-hat. Beides sollte in den Jour Fixen als fester Agenda-Punkt besprochen werden.