Das Projektdesign umfasst die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation eines Projektes. Es stellt dar, wie ein Projekt organisatorisch aufgesetzt ist und welche Prozesse innerhalb des Projektes geplant sind. Gemeinsam mit dem Projektteam entwerfen wir ein Design, welches zur Kommune, zum Projekt und den Teamstrukturen passt.

Mit unserer langjährigen Expertise haben wir schon zahlreiche Projekte und Modellprogramme in allen Bundesländern und in mehr als 200 Städten und Kreisen zur Finanzierung geholfen. Ein umfassendes Förderverständnis, direkte Absprachen mit dem Fördergeber, Einschätzung der Erwartungshaltung (Flughöhe) und das Formulieren anspruchsvoller Konzepte zeichnen unser Vorgehen aus.

Je nachdem wie das Projektdesign gestaltet ist – ob im Wasserfall-Design, hybrid oder agil – werden Aufgaben gesammelt. In Wasserfall-Projekten ist dies klassischerweise der Projektplans und in agilen Projekten der Product Backlog. Je nach Vorgehen organisieren wir Ihre Projektarbeit und stellen sicher, dass diese einen klaren Mehrwert liefert. Dafür bereiten wir Jour Fixe vor, moderieren diese und arbeiten diese nach. Hierbei kann es sinnvoll sein, operative von strategischen, also richtungsweisende, Themen zu unterscheiden. Als Teil des Projektmanagements ist City & Bits stets bestrebt die Projektlandschaft laufend zu optimieren. Wir gewährleisten dies, indem wir Prozesse und Regeln möglichst effizient gestalten, und zielgerichtete und benutzerfreundliche Tools einbeziehen.

Die digitale Transformation in der Kommune hat für Abteilungsleiter als Führungskräfte vielfältige Veränderungen zur Folge. Fragen wie ‘wie gehe ich mit agilen Projektansätzen um’, ‘wie passe ich meinen Führungsstil an die Digitalisierung an’ oder ganz grundsätzlich ‘wie kann ich mich der digitalen Technologien annehmen’ sind in diesem Prozess ganz natürlich. City & Bits bietet dafür gezielt für Führungskräfte Coaching-Sitzungen an. Dabei verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz und unterstützen Führungskräfte auf unterschiedliche Art in allen notwendigen Bereichen – von der mehr Selbstbestimmtheit bis hin zur Stärkung Ihrer Führungsfähigkeit im agilen Projektumfeld. Unsere Devise lautet, dass Abteilungsleiter durch ein systemisches Coaching auch mit wenig Digital-Erfahrung komplexe Projekte zum Erfolg führen können.

Smart City Projekte verfolgen ambitionierte Ziele. Das Erreichen dieser Ziele erfordert, dass ein systematisches Veränderungsmanagement vorangetrieben wird. Die Grundlage für die Change-Aktivitäten bilden das Stakeholder- und das Chancen- und Risikomanagement. Wesentliche Aktivitäten des Veränderungsmanagements umfassen das Netzwerk-Management, Stakeholder-Management und die Maßnahmenplanung und -steuerung (wie zum Beispiel die Entwicklung von Trainingskursen und Materialien). Um Change-Projekte erfolgreich voranzubringen, unterstützt City & Bits dabei, Akteure zu priorisieren und bedarfsgerecht Maßnahmen rund um die Themen (a) aktive Kommunikation, (b) Weiterbildungen und (c) Dialog- und Beteiligungsformate zu entwickeln und umzusetzen. Dabei empfehlen wir insbesondere innerhalb der Verwaltung Maßnahmen zu ergreifen, um diese zum einen für das Thema digitale Transformation in der Verwaltung bzw. der Smart City / Region zu begeistern und Alliierte für den Veränderungsprozess zu gewinnen. Besonders die Zusammenarbeit mit der Verwaltungsführung sehen wir als Schlüsselaufgabe, um Richtlinien und Prozesse gemäß dem Bedarf einer digitalen Kommune anzupassen.

Ein wichtiger Baustein für das Qualitätsmanagement ist die Einführung und Pflege von State of the Art Vorlagen und Prozessen im Projektmanagement. Ein weiterer Baustein kann darin bestehen, in regelmäßigen Abständen Lessons Learned Termine im Projektteam durchzuführen. Dies ermöglicht es dem Team, sich im Sinne des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zu einer lernenden Organisation zu entwickeln. Auch empfehlen wir in regelmäßigen Abständen eine Zufriedenheitsmessung bei zentralen Entscheidungsträgern der Projekte durchzuführen. Einen spannenden Ansatz hierfür bieten Pulse Checks.